Czy pracodawca kontroluje wykorzystywanie L4?

Każda osoba ubezpieczona ma prawo do skorzystania z zasiłku chorobowego. Podczas jego trwania pracownik jest zwolniony ze świadczenia pracy i jednocześnie zachowuje prawo do wynagrodzenia. 

Czym jest zwolnienie lekarskie

Aby pracownik mógł skorzystać ze swoich praw związanych z poratowaniem zdrowia, niezbędne jest posiadanie zwolnienia lekarskiego wystawionego przez lekarza. Zwolnienie lekarskie, czyli popularne L4 to nie tylko prawa pracownika, lecz obowiązki. Ich niedopełnienie może spowodować odebranie zasiłku chorobowego albo zwolnieniem dyscyplinarnym.

Celem udzielenia zwolnienia lekarskiego jest umożliwienie pracownikowi jak najszybszego powrotu do zdrowia i odzyskanie przez niego zdolności do świadczenia pracy.

Zwolnienie lekarskie jest dokumentem, który stanowi usprawiedliwienie nieobecności w pracy. Jest również podstawą do wypłacenia wynagrodzenia chorobowego czy zasiłku chorobowego. 

Jeśli pracownik wykorzystuje zwolnienie lekarskie do innych celów i jest to sprzeczne z jego obowiązkami pracowniczymi, pracodawca może przeprowadzić kontrolę dotyczącą wykorzystywania zwolnienia lekarskiego. 

 

Kto ma prawo do kontroli pracownika

Pracodawca, który z własnych środków wypłaca wynagrodzenie za czas choroby ma uprawnienie do tego, by kontrolować wykorzystywanie przez pracownika zwolnienia lekarskiego. Pracodawca ma również prawo do tego, aby przeprowadzać kontrolę wykorzystywania L4 pracownikom, którym wypłaca zasiłek opiekuńczy czy świadczenie rehabilitacyjne. Dotyczy to także zleceniobiorców. Prawo do tego rodzaju kontroli wykorzystywania zwolnień lekarskich mają pracodawcy, którzy zatrudniają powyżej 20 ubezpieczonych.

Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 ubezpieczonych, wówczas może wystąpić o przeprowadzenie takiej kontroli do oddziału ZUS, który wypłaca zasiłki chorobowe, opiekuńcze bądź świadczenie rehabilitacyjne. 

 

Kto jest upoważniony do przeprowadzenia kontroli pracownika

Pracodawca, który ma prawo do przeprowadzenia kontroli wykorzystywania L4 przez pracowników może taką kontrolę przeprowadzić samodzielnie. Inną opcją jest możliwość zlecenia takiej kontroli innej osobie np. pracownikowi. Osoba, która miałaby przeprowadzać taką kontrolę powinna być osobą godną zaufania ze względu na charakter sprawy. Powinna również posiadać wiedzę dotyczącą przepisów związanych z ochroną danych osobowych, zasad postępowania przy przeprowadzaniu kontroli odnośnie wykorzystywania zwolnień lekarskich. 

Osoba, która przeprowadza kontrolę powinna mieć upoważnienie na piśmie od pracodawcy. Upoważnienie to jest ważne z legitymacją pracowniczą bądź dokumentem tożsamości. Ich numery powinny również znajdować się w upoważnieniu od pracodawcy. 

Imienne upoważnienie musi posiadać także podmiot zewnętrzny, który ma przeprowadzać kontrolę pracowników. Wówczas umowa zawarta między stronami musi obejmować zakres i cel przetwarzania danych osobowych, które zostały powierzone podmiotowi zewnętrznemu. Dane te są niezbędne do przeprowadzenia kontroli, ale to pracodawca pozostaje administratorem danych i jest odpowiedzialny za to, żeby nie zostały naruszone przepisy.

 

Termin przeprowadzenia kontroli zwolnienia lekarskiego

Kontrole przeprowadza się w miarę potrzeby np. wówczas, kiedy pracodawca zaobserwuje zwiększoną ilość zwolnień lekarskich w firmie. Pracodawca nie musi ustalać z góry terminu takiej kontroli.

 

Kontrola prawidłowego wykorzystania L4 – na czym polega

Celem kontroli prawidłowego wykorzystywania L4 jest ustalenie:

• czy podczas zwolnienia lekarskiego pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej,
• czy zwolnienie lekarskie nie jest wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem. 

 

Z kolei, jeśli pracownik ma wystawione zwolnienie lekarskie z powodu opieki nad chorym dzieckiem bądź innym chorym, który jest członkiem rodziny, wówczas podczas kontroli ustala się, czy opieka ta nie mogła zostać zapewniona przez inną osobę. Przepis ten nie dotyczy opieki nad chorym dzieckiem do 2 roku życia.

 

Gdzie można przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy

Pracodawca może przeprowadzać kontrolę prawidłowości wykorzystywania L4 w:

• miejscu pracy (jeśli pracownik wykonuje pracę również u innego pracodawcy, na podstawie umowy zlecenia bądź prowadzi pozarolniczą działalność),
• miejscu pobytu czasowego,
• pod adresem zamieszkania,
• innym miejscu, jeśli jest to celowe. 

 

Nieobecność pracownika w domu podczas kontroli prawidłowości wykorzystania L4

Jak wcześniej wspomnieliśmy, pracodawca lub osoba upoważniona do kontroli, może przeprowadzić kontrolę w miejscu zamieszkania lub pobytu czasowego pracownika. Może dojść do sytuacji, w której to pracodawca nie zastanie pracownika w domu. Wówczas kontrola zostanie ponowiona, przy czym należy również wyjaśnić przyczyny nieobecności. Jeśli pracownik miał w tym czasie wizytę u lekarza, nie można uznać zwolnienia lekarskiego za nieprawidłowo wykorzystane. 

To, czy pracownik wykorzystał zwolnienie lekarskie zgodnie z prawem, rozstrzyga ZUS na wniosek pracodawcy. Jeśli organ ma wątpliwości, wówczas wykorzystuje się opinię lekarza orzecznika ZUS. 

 

Protokół z kontroli prawidłowości wykorzystania L4

Jeśli pracodawca bądź inna osoba upoważniona do kontroli stwierdzi, że pracownik nieprawidłowo wykorzystywał zwolnienie lekarskie, wówczas sporządza protokół z kontroli. W dokumencie należy zawrzeć dokładny opis nieprawidłowości. Osoba, która była kontrolowana ma prawo do wniesienia uwag do protokołu. Ustalenia poczynione podczas kontroli mogą być podstawą niewypłacenia pracownikowi zasiłku. 

 

Uprawnienia do zasiłku – wydanie decyzji przez ZUS

ZUS jest organem, który wydaje decyzje dotyczące uprawnień do zasiłku. W sytuacji, kiedy kontrolę przeprowadzał pracodawca, ZUS wydaje decyzję na wniosek pracodawcy, jak i pracownika. Od decyzji organu można się odwołać. Na odwołanie strony mają miesiąc od dnia otrzymania decyzji. Odwołanie to może mieć formę pisemną lub ustną do protokołu za pośrednictwem jednostki ZUS, która wydała tę decyzję. 

O czym nie należy zapominać – pracodawca nie może wymagać od pracownika odpowiedzi na pytanie dotyczące choroby czy przyczyny, w wyniku której pracownik jest niezdolny do pracy. Również prowadzenie kontroli musi być zgodne z przepisami, także tymi, które dotyczą danych osobowych. 

 

Czy ZUS wydał decyzję, zgodnie z którą nie masz prawa do zasiłku? Zdaniem pracodawcy nieprawidłowo wykorzystujesz zwolnienie lekarskie? Skontaktuj się z Kancelarią Centrum Prawa Pracy – zapoznamy się z dokumentacją, przeanalizujemy Twoją sytuację i wyjaśnimy jakie działania możesz podjąć jako pracownik.